2016.6.18パワーポイント

4つの工夫で完成度○倍!エクセルからパワポへの表の貼り付けの工夫とは

資料やプレゼンをパワポで作成するときに、パワポのなかだけで表を作成する方法しか知らなかったりしませんか?それではパワポを本当の意味で使いこなせているとは到底言えません。

本当にパワーポイントを使いこなそうと思ったら、エクセルをうまく使いこなす必要があります。というのも、使っているパソコンにオフィスが入っている人は誰でもエクセルで表やグラフを作成して、パワポに貼り付けることができるからです。

でも、エクセルで表やグラフを作成してパワポに移動することを知ったからといって、パワポマスターに近づいたわけではありません。エクセルでのコピーからパワポへの貼り付けの間に大きなポイントがあります。

目次
①貼り付けオプションの存在
②表で指定してない罫線は消せる
③罫線の色は黒ではなく灰色に
④データを罫線色で目立たせるのはやめろ

ちなみにここで利用しているバージョンはExcel2013 、Powerpoint2013です。それでは早速説明していきます。


①貼り付けオプションの存在


エクセルで表を作り終わると、表をコピー(Ctrl+c)して、パワポに貼り付けるでしょう。


例えば上のような表が完成したので、パワポの貼り付けたとします。


いつもどおり貼り付け(Ctrl+v)をすると、パワポにはうまく貼り付けられないでしょう。エクセルで指定した罫線や背景色が消えてしまい、代わりに薄い色の背景と白い罫線になってしまっているのがわかります。これだとせっかくエクセルで作った表が台無しです…


そんなときに知っておくのが、形式を選択して貼り付けるという方法。やり方は簡単でCtrl+Alt+vの順番にキーボードを押すだけです。そうすると、上のようなボックスがパワポで表示されます。後は、形式を選択すればいいだけなので、自分の用途にあった形式を選択しましょう。と言ってみたものの、ほとんどの人が初めて形式を選んで貼り付けを行うと思うので、いくつか形式を紹介しておきます。



・Microsoft Excel ワークシート オブジェクト
エクセルのワークシートとして貼り付ける形式。エクセル部分は見えないが、オブジェクトをダブルクリックすると、エクセル部分が表示され、表の編集可能になる。ただし、パワポ上で編集しても、エクセルの数値や文字と連動はしていない。

・HTML形式
編集可能な表として貼り付けを行う。ダブルクリックしてもエクセルの一部は見えないが、セルの編集はできる。当然、エクセルとは連動していない。

・図(拡張メタ)
画像として表を貼り付ける形式。表の変更がないときに利用することがある。

このように形式と言っても様々な種類があります。表のセルを編集する可能性が後々あるのかなどを検討した上で、形式を選択してください。


②表で指定してない罫線は消せる


エクセルからパワポに貼り付けるときに形式を選択すれば、文字や数値だけでなく罫線や背景色などもコピーされる。このときの問題となるのが、指定していない罫線(実際は枠線)までコピーされてしまうということ。言葉で説明しても伝わらないので、↓の画像を見てほしい。


セルの区切れ目をわかりやすくするための罫線(赤で囲まれた部分)が表のなかに残っていると、パワポの貼り付けたときにその罫線が残ってしまいます。本来なら1つのセルのところが分割しているように見えてしまうので、見ている人にとってわかりにくい表となってしまいます。


この問題を解決するために、エクセルには罫線を消すという機能があります。タブで「表示」を選択し、「枠線」のチェックマークを外してください。そうすると、指定していない罫線以外は何も線が残らないはずです。


罫線を消した上でエクセルからパワポにコピペすれば、余計な罫線は消えます。


③罫線の色は黒ではなく灰色に


エクセルで表を作ると最終的に罫線をつけて、表にまとまりを出すことでしょう。表がようやく完成する人にとっては、罫線に対してそこまでこだわりがないです。太さだったり、色だったり、罫線について気にしないといけないことはたくさんあるのに(泣)
私がぜひ気にして欲しいのは、罫線の色。これを気にすることで、表の数値や文字をより目立たせることができます。具体的には罫線の色を、普段使っている色よりも薄い色を使うことです。おそらくほとんどの人が黒い罫線をしようしていると思うので、灰色を選択してみましょう。


実際に上の2つの表を見比べてみると、黒の罫線だと文字と罫線の色が同じで数値があまり目立っていません。一方で、灰色の罫線だと文字と罫線の色の違いがはっきりしているので数値が目立っています。わかりますよね?このように罫線の色を変えるだけで表がより見やすく伝わりやすくなります。


④データを罫線色で目立たせるのはやめろ


パワポに用いる表でどこかを部分的に目立たせたいときってありますよね。例えば、下のように「衣料品」の行を目立たせたいとします。多くの人は、エクセルで背景色を変えたり、罫線の色を赤などにしたりするでしょう。


しかし、こrれらの方法では不十分です。上の例を見ればわかると思いますが、のっぺりとしているので目立っていないんです。そうならないために、エクセルでの表は特別なことはせず、パワポの図形を使うことで目立つようにするといいでしょう。


よく使うパワポの図形としては、四角形でしょう。こうすることで、図形が表から浮いているように見え、目立たせたい部分に人の目線を集めることができます。


最後に
エクセルからパワポに表を貼るときに、ちょっと工夫するだけで表の見栄えが向上させることができるのがわかったでしょう。ここで紹介した方法を使える場面は多くあると思うので、そのときはぜひ実践してみてください。みなさんが素敵な資料を作れるようになることを応援しています。