常識!今更聞けないパワポで配置をきれいにする方法とは

2016.6.25パワーポイント

常識!今更聞けないパワポで配置をきれいにする方法とは

こんにちは!今日もパワポで資料作成をしていたという人もいるのではないでしょうか?オフィスワークや学業など、様々な場面でマイクロソフトのオフィスを使う機会がありますよね。特にパワポは他人に見せる資料を作ることが多く、デザイン性がよいほど他人が見た時に好印象を与えられることが多くなります。ということで、ここでは資料をかっこよく見せるために大切な配置について紹介したいと思います。自分が思った通りにグラフや表、画像が配置できれば、それはそれで自分の一つの武器になります。では、早速見ていきます。


どんな方法で配置を行うのか?



皆さんがパワポで配置を行うときどのような方法で行っていますか?おそらく配置したい対象を選択し、マウスで動かしているでしょう。



補助線が表示されるので、その方法でも大きな問題は起きないかもしれません。しかし、ちょっとしたズレを許容するかどうかで、あなたにプロ意識があるかどうかを判断することができます。残念ながら、ここを読んでいる前に、「ちょっとしたズレくらい気にしないわ」と心のなかで少しでも思ってしまった人はこの記事を読む前に、意識から変えたほうがいいかもしれませんね笑まあそんなことを言って仕方ないので、先に進んでいきたいと思います。



まずどこの機能を使うかというと、「ホーム」にある「配置」という機能を使います。パワポを立ち上げると必ず見る画面にある機能なので知らない人はいませんよね。(笑)「配置」の中には、オブジェクとの重ね順やグループ化を設定するところもありますが、今回は無視します。使いのは配置のなかにある「配置」です。実際にクリックしてみると、上の画像のように左揃えや中央揃えなど選択する画面が出てきます。
早とちりな人はここを使えばいいことがわかったから、「もうこれ以降は読まなくてもわかる」と思うことでしょう。残念ですね。別にこんな機能なんて、パワポを使っている人ならほとんど知っているのに。本当に重要なのはここ↓だと思うんですよね。



・スライドに合わせて配置
・選択したオブジェクトを揃える

この2つの切り替えを自由にできれば、パワポの配置はお手の物だと言えるでしょう。では、なにが違うのか?簡単な例をもとに説明してきます。


どちらを選択していかで大違い!



上にあげた2つの違いを説明するために、以下のような例を考えてみましょう。選択した3つ(グラフ、テキスト、背景)の中央を揃えたとします。



おそらくここまで記事を読んでくれている人なら、「左右中央揃え」を使うことはすぐにわかるでしょう。では、実際にその方法で選択範囲の中央を合わせてみましょう!


・選択したオブジェクトを揃える

これを選択した上で、選択オブジェクトを中央に合わせると次のようになりました↓



説明画像を見てわかる通り、選択オブジェクの中央が一致していますね。しかも、配置を行う前にくらべて、あまり選択オブジェクト全体が動いてないことも気がついたのでないでしょうか。あくまでも選択オブジェクトの中央が合うように移動するだけです。


・スライドに合わせて配置

一方で、スライドに合わせて配置したときの結果は次のようになりました↓



オブジェクの中央がすべて一致しているだけでなく、ページの中央にオブジェクが移動していることもわかるでしょう。スライドに合わせて揃えてありますね。

このように、スライドに合わせて配置・選択したオブジェクトを揃えるのどちらを選択するかによって、全く配置の方法が異なります。どちらか一方を使えばいいというわけではなく、うまく組み合わせながら、配置をしていくのがいいでしょう。では、具体的にどのような手順を踏んで、配置をするのでしょうか?


配置の手引き



ここで上げた例から、配置にも選択する項目によって、種類があることがわかったことでしょう。それでは、具体的に配置の手順を確認していきましょう。大切なことは「小さいものから順に配置を整えていく」ということです。


↑このスライドをきれいにしていきながら説明していきます。


ステップ1 一番小さいものを探す

パワポで配置をきれいにしていくには、小さいものから順にしていくことが大切です。だから、まず自分が整えたスライドの中で一番小さいオブジェクトを選択してください。そして、そのオブジェクトを揃えるオブジェクトも選択してください。つまり、こういうことです↓



ここでは、一番小さいオブジェクトがテキストボックス。そして、それと中央を揃えたのがグラフです。なので、赤線で囲まれたオブジェクトを複数選択します。そしたら次のステップに進みます。


ステップ2 配置を行う

配置をきれいにしたいオブジェクトが選択できたら、配置をします。このときは、「選択したオブジェクトを揃える」を選択していることを確認してください。そしたら、選択範囲した中央揃えや左右上下揃えなど、自分が行いたい配置を行ってください。


ここで紹介している例では中央に揃えるようにしました。


ステップ3 グループ化を行う

配置が完了したら、配置を揃えたオブジェクトをグループ化しましょう。そうすることで、他のところで配置を変えたとしても、グループ化したオブジェクトの配置がずれることはありません。もしこのステップを行わない場合、他のところで配置を変更するとすでに行った配置が崩れる危険性があります。そうならないためにも、右クリック→グループ化→グループ化を選択してください。


グラフとテキストボックスがグループ化されています。


ステップ4 1~3のステップを繰り返す

ステップ1~3が1つのサイクルです。自分が揃えたいオブジェクとなくなるまで、このステップを繰り返します。そこときにも、小さいオブジェクトから配置を整えることを忘れないでください。


ステップ1~3を繰り返して、最後まで行き着くと、一つの大きなオブジェクトがグループ化されていると思います。そしたら、最終ステップです。


↑この状態がステップ4の完了形


ステップ5 スライドに合わせて配置する

ステップ1~4を行うと、一つの大きなグループができています。そうしたら今度は、「スライドに合わせて配置」を選択してください。そして、「上下中央揃え」と「左右中央揃え」を行ってください。そうすれば、スライド上のオブジェクトがスライドの中心にきれいに配置されます。


↑これでこのスライドの配置は完了です。


最後に

グループ化を行いながら、きれいに配置を揃える方法を紹介してきました。この方法を実践すれば、誰でも資料をきれいに整えることができるでしょう。遠目から見たときにずれていることがわからない程度に配置を行えばいいかという考え方を捨てて、どんなにミクロに見てもずれのないような完璧な配置をしましょう。そうすることで、周りからの評価や業績の改善につながるかもしれません、また、配置した後に、何か変更点がでることもあるでしょう。そのときは、グループ化を解除し、変更点を修正してください。そして再度配置を調整してください。